TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

OPERYX SAS — Plataforma SaaS SG-SST Versión 1.2 — 18 de octubre de 2026

1. PARTES Y OBJETO

1.1 Las partes

El presente instrumento regula la relación contractual entre:

OPERYX SAS (en adelante "Operyx" o "el Proveedor"), sociedad legalmente constituida en Colombia, NIT 902.059.079-8, con domicilio en Bogotá D.C., correo electrónico contacto@operyx.com.co y teléfono +57 311 258 7228, representada legalmente por Sergio Daniel Duque León, desarrolladora y operadora de la Plataforma; y, de otra parte, la empresa o persona jurídica que contrata el servicio en los términos de la cláusula 1.2 (en adelante "el Cliente" o "el Responsable").

1.2 Objeto

Operyx provee al Cliente acceso a su plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), denominada "Operyx", compuesta por:

• Aplicación web de administración — gestión del SG-SST, módulos configurables, informes y PDFs.
• Aplicación móvil Operyx Inspector — inspecciones, registros y firmas en campo.
• Aplicación móvil Operyx Trabajador — acceso del trabajador a sus registros, reportes y capacitaciones.
• Portal web del trabajador — autodiligenciamiento de formularios vía enlace o código QR.

La contratación del servicio se perfecciona mediante (i) la aceptación, por cualquier medio verificable, de la cotización o propuesta comercial emitida por Operyx, (ii) el pago del primer período a través de los medios de pago habilitados por Operyx, o (iii) la suscripción de un contrato de servicios escrito entre las partes. En cualquier caso, estos Términos, publicados en https://operyx.com.co/terminos-y-condiciones, son parte integral del acuerdo, y el Cliente declara haberlos conocido antes de contratar.

2. DEFINICIONES

3. ACCESO Y LICENCIA DE USO

3.1 Licencia limitada

Operyx otorga al Cliente una licencia no exclusiva, intransferible, revocable y limitada para acceder y usar la Plataforma durante la vigencia del contrato, exclusivamente para los fines propios de la gestión de su SG-SST, conforme al Plan contratado.

3.2 Restricciones

El Cliente no podrá, sin autorización escrita previa de Operyx:

• Sublicenciar, revender, arrendar o ceder el acceso a la Plataforma a terceros.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar acceder al código fuente de la Plataforma.
• Eliminar o alterar avisos de derechos de autor o marcas de Operyx.
• Utilizar la Plataforma para prestar servicios de consultoría SST a terceros fuera de su propia empresa, salvo acuerdo expreso con Operyx.
• Cargar datos o contenido que violen derechos de terceros o la ley colombiana.

3.3 Usuarios autorizados

El Cliente es responsable de (i) gestionar los accesos de sus usuarios (Administradores, Inspectores), (ii) mantener la confidencialidad de las credenciales, y (iii) notificar a Operyx de cualquier acceso no autorizado que detecte.

4. MÓDULOS Y PLANES DE SERVICIO

4.1 Módulos disponibles

La Plataforma cuenta con módulos configurables que cubren los estándares mínimos de la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio de Trabajo. Los módulos disponibles se publican en la Plataforma y pueden variar con cada actualización del servicio.

4.2 Planes de servicio

Los límites aplican a usuarios activos simultáneos. Operyx notificará al Cliente cuando se aproxime al 90% de su límite. El precio de cada Plan corresponde a la tarifa vigente publicada o acordada en el contrato. El Cliente puede contratar add-ons (bloques adicionales de trabajadores, inspectores adicionales y el servicio de Exportación de Cierre por uso, este último incluido en los planes Empresa y Corporativo) conforme a la tarifa vigente. El onboarding y la configuración inicial con los formatos estándar disponibles no tienen costo.

4.3 Modificación del plan

El Cliente puede solicitar un cambio de plan en cualquier momento. Los cambios a un plan superior son efectivos de inmediato y se prorratean al período vigente. Los cambios a un plan inferior son efectivos al inicio del siguiente período de facturación.

4.4 Formatos y configuración personalizada

La Plataforma incluye formatos estándar por sector; su uso está comprendido en el Plan contratado, sin costo de configuración. El desarrollo o adaptación de formatos personalizados solicitados por el Cliente constituye un servicio de configuración adicional, cotizado según número y complejidad conforme a la tarifa vigente o a la cotización aceptada por el Cliente; los ajustes menores a formatos existentes están incluidos. Determinados formatos que activan funcionalidades específicas de la Plataforma no son personalizables. Las plantillas y estructuras de formato configuradas en la Plataforma, aun cuando se basen en formatos suministrados por el Cliente, podrán ser reutilizadas por Operyx como parte de su biblioteca de plantillas, siempre despojadas de cualquier dato, logo, nombre o información propia del Cliente; los Datos del Cliente continúan siendo de su exclusiva propiedad.

5. PRECIO Y FACTURACIÓN

5.1 Precio

El precio del servicio corresponde al Plan contratado según la tarifa vigente publicada en la Plataforma o acordada en el contrato escrito. Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) y no incluyen IVA.

5.2 Facturación

La facturación es mensual y se realiza a mes vencido. La fecha de corte de cada ciclo es el día calendario inmediatamente anterior al día de inicio del contrato (ejemplo: si el contrato inicia el 17 de junio, cada ciclo cierra el 16). Operyx emitirá factura electrónica conforme a la regulación tributaria colombiana dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de corte. El plazo para pago es de 15 días calendario contados desde la fecha de emisión de la factura.

Nota: para la modalidad anual con pago anticipado (cláusula 12.1), la facturación se emite al inicio del período anual; las condiciones de cancelación anticipada se rigen por la cláusula 5.5.

5.3 Mora

El incumplimiento en el pago por más de 15 días calendario dará derecho a Operyx a (i) suspender el acceso a la Plataforma hasta regularización del pago, y/o (ii) aplicar intereses de mora a la tasa legal vigente conforme al artículo 884 del Código de Comercio.

5.4 Reajuste de tarifas

Los reajustes ordinarios de tarifa se realizan de forma anual. No obstante, Operyx podrá ajustar la tarifa en cualquier momento, con un preaviso mínimo de 30 días calendario, cuando el ajuste obedezca a incrementos de costos de los proveedores tecnológicos de los que depende la Plataforma (p. ej. Supabase, Vercel) u otras eventualidades ajenas al control de Operyx. Si el Cliente no acepta el nuevo precio, podrá terminar el contrato sin penalidad dentro del plazo indicado en el preaviso.

5.5 Cancelación y reembolsos

Como regla general, no se realizan reembolsos por períodos ya facturados, salvo causa imputable a Operyx.

Cancelación anticipada de un plan con pago anual: si el Cliente cancela antes de finalizar el período anual prepagado, los meses efectivamente usados se reliquidan a la tarifa mensual vigente (sin el descuento aplicable a la modalidad anual). El saldo a favor que resulte, una vez descontados los meses usados a tarifa mensual y cualquier valor pendiente, se devolverá al Cliente o, a elección del Cliente, quedará como crédito a favor para servicios futuros de Operyx. Si la reliquidación no arroja saldo a favor, no habrá lugar a devolución.

La cancelación por conveniencia es efectiva al final del período de facturación vigente.

Derecho de retracto: cuando el Cliente tenga la calidad de consumidor en los términos del artículo 5 de la Ley 1480 de 2011, podrá ejercer el derecho de retracto previsto en el artículo 47 de dicha ley, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, salvo que la prestación del servicio haya comenzado con su acuerdo, caso en el cual la ley excluye el retracto. Si procede, Operyx devolverá el valor pagado dentro de los plazos que fija la ley, por el mismo medio de pago o por el que se acuerde con el Cliente.

6. OBLIGACIONES DEL CLIENTE

El Cliente se obliga a:

• Pagar oportunamente las tarifas del Plan contratado.
• Usar la Plataforma conforme a la ley colombiana y a la Política de Uso Aceptable (AUP) de Operyx, incorporada por referencia a estos Términos.
• Ser responsable de los Datos del Cliente: ingresar únicamente datos verídicos, obtener las autorizaciones de tratamiento de datos de sus trabajadores, y cumplir la Ley 1581 de 2012 en su calidad de Responsable del Tratamiento.
• Declarar que la información que carga corresponde a su propia operación y a titulares con quienes tiene relación laboral o contractual, y no a terceros ajenos, contando con las autorizaciones de tratamiento requeridas.
• Tratándose de trabajadores o aprendices menores de edad (por ejemplo, aprendices del SENA de 16 y 17 años), obtener previamente la autorización del representante legal del menor para el tratamiento de sus datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y a la jurisprudencia constitucional aplicable, y responder por dicha autorización.
• Ser el único responsable de la veracidad, oportunidad, completitud y calidad de la información cargada. Operyx provee la herramienta para registrar y custodiar la información, pero no responde por omisiones, demoras o errores del Cliente o de sus usuarios en la carga (por ejemplo, si un trabajador no registró un dato a tiempo o lo cargó de forma incorrecta).
• Mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso. El Cliente es responsable de toda actividad realizada bajo sus cuentas.
• Notificar a Operyx de cualquier anomalía de seguridad, uso no autorizado o vulnerabilidad detectada.
• Mantener actualizados sus datos de contacto y facturación en la Plataforma.
• No usar la Plataforma para actividades contrarias a la ley o que pongan en riesgo la seguridad de otros clientes.

7. OBLIGACIONES DE OPERYX

Operyx se obliga a:

• Prestar el servicio conforme al Plan contratado y al SLA indicado en la cláusula 8.
• Mantener la seguridad de la Plataforma y de los Datos del Cliente mediante medidas técnicas y organizativas razonables.
• Mantener copias de seguridad automáticas diarias de la base de datos de la Plataforma, con una retención no inferior a siete (7) días. Los archivos adjuntos (fotografías, firmas, documentos PDF y logos) se conservan en el servicio de almacenamiento del proveedor de infraestructura; Operyx no garantiza copias de seguridad independientes de dichos archivos, por lo que el Cliente puede y se le recomienda descargarlos periódicamente conforme a la cláusula 12.6.
• Notificar al Cliente sobre mantenimientos programados con al menos 48 horas de anticipación.
• Notificar al Cliente sobre incidentes de seguridad que afecten sus Datos conforme a lo establecido en el DPA.
• Actualizar y mejorar la Plataforma periódicamente, informando los cambios relevantes.
• Atender solicitudes de soporte conforme a los tiempos indicados en la cláusula 8.
• No acceder a los Datos del Cliente salvo para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, o con autorización expresa del Cliente.

8. NIVEL DE SERVICIO (SLA)

8.1 Disponibilidad

Operyx garantiza una disponibilidad de la Plataforma del 99,5% mensual, calculada sobre el tiempo total del período, excluyendo:

• Mantenimientos programados notificados con 48 horas de anticipación.
• Interrupciones causadas por fuerza mayor o caso fortuito.
• Fallos imputables a los proveedores de infraestructura y servicios en la nube de los que depende la Plataforma (por ejemplo, alojamiento, base de datos, correo o mensajería), fuera del control de Operyx.
• Acciones u omisiones del Cliente.

8.2 Tiempos de respuesta de soporte

El soporte ordinario se presta en horario hábil (lunes a viernes, 8:00 a.m.–6:00 p.m., y sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m., hora Colombia) mediante correo electrónico a soporte@operyx.com.co.

Incidentes críticos fuera de horario hábil: para reportar una afectación de severidad Crítica fuera del horario anterior, el Cliente debe usar el canal de emergencia (soporte@operyx.com.co y/o WhatsApp 311 258 7228), monitoreado 24/7. Operyx atenderá estos reportes con un tiempo de primera respuesta de mejor esfuerzo de 4 horas. Las severidades Alta, Media y Baja se atienden en horario hábil.

8.3 Créditos por incumplimiento de SLA

Si la disponibilidad mensual es inferior al 99,5% por causas imputables a Operyx, el Cliente tendrá derecho a un crédito equivalente al porcentaje del mes afectado, hasta un máximo del valor mensual del Plan. Los créditos se aplican a la siguiente factura y no son reembolsables en efectivo. Estos créditos constituyen el remedio principal del Cliente por indisponibilidad del servicio, de forma independiente al límite de responsabilidad de la cláusula 11.

9. PROPIEDAD INTELECTUAL

9.1 Plataforma

La Plataforma, incluyendo su código fuente, algoritmos, modelos de datos y documentación, es propiedad exclusiva de OPERYX SAS y está protegida por las leyes de propiedad intelectual colombianas (Ley 23 de 1982, Decisión Andina 351 de 1993) e internacionales. OPERYX SAS es titular de la solicitud de registro de la marca OPERYX ante la Superintendencia de Industria y Comercio y del uso de su nombre comercial y de su logotipo. Nada en estos Términos concede al Cliente derecho alguno sobre ellos.

9.2 Datos del Cliente

Los Datos del Cliente son propiedad exclusiva del Cliente. Operyx no adquiere ningún derecho de propiedad sobre ellos. El Cliente otorga a Operyx una licencia limitada y no exclusiva para procesar los Datos del Cliente únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio.

9.3 Datos estadísticos anonimizados

Operyx podrá generar estadísticas e indicadores a partir de información previamente anonimizada y agregada — es decir, despojada de cualquier dato que permita identificar a una persona o empresa en particular (por ejemplo: número promedio de inspecciones por mes, tipos de peligro más frecuentes por sector). Al no permitir identificar a ningún titular, esta información no constituye dato personal bajo la Ley 1581 de 2012, y Operyx podrá usarla para mejorar la Plataforma, desarrollar nuevas funcionalidades y construir referentes de industria. En ningún caso Operyx divulgará datos individuales del Cliente ni de sus trabajadores.

9.4 Comentarios y sugerencias

Si el Cliente proporciona comentarios, sugerencias o ideas de mejora, Operyx podrá incorporarlos a la Plataforma sin obligación de compensación al Cliente.

10. CONFIDENCIALIDAD

Cada parte se compromete a mantener confidencial toda Información Confidencial recibida de la otra parte y a no divulgarla a terceros sin autorización previa y escrita, salvo que:

• Sea requerida por ley o autoridad competente.
• Sea información de dominio público sin responsabilidad de la parte receptora.
• Haya sido conocida independientemente por la parte receptora.

Esta obligación se extiende por 2 años después de la terminación del contrato.

11. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

11.1 Exclusión de daños indirectos

En ningún caso Operyx será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos derivados del uso o imposibilidad de uso de la Plataforma, incluyendo, de forma meramente enunciativa: lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades de negocio, daño reputacional, costos de un servicio sustituto, y multas o sanciones impuestas al Cliente por autoridades (por ejemplo, Ministerio de Trabajo o Superintendencia de Industria y Comercio) derivadas de la gestión SST o del tratamiento de datos a cargo del Cliente.

11.2 Límite máximo de responsabilidad

La responsabilidad total de Operyx frente al Cliente, por cualquier causa y bajo cualquier teoría legal —incluyendo interrupciones o indisponibilidad del servicio—, no excederá el valor total pagado por el Cliente a Operyx durante los 3 meses anteriores al evento que da origen a la reclamación. Para la indisponibilidad del servicio, el remedio principal del Cliente son los créditos de SLA (cláusula 8.3). Este límite no aplica en los casos previstos en la cláusula 11.4.

11.3 Alcance de la responsabilidad sobre el contenido

Operyx es responsable de la custodia, disponibilidad y seguridad técnica de la información almacenada, conforme al SLA y al DPA; pero no es responsable de:

• (i) la veracidad, exactitud, completitud u oportunidad de los datos que el Cliente o sus usuarios cargan;
• (ii) el cumplimiento del SG-SST del Cliente, que corresponde al empleador (la Plataforma es una herramienta de gestión, no un sustituto de la responsabilidad legal del Cliente);
• (iii) las decisiones que el Cliente tome con base en la información de la Plataforma;
• (iv) sanciones o multas impuestas al Cliente por autoridades;
• (v) que un usuario del Cliente no cargue, cargue tarde o cargue de forma incorrecta la información;
• (vi) contenido cargado por el Cliente que infrinja derechos de terceros o la ley.

En síntesis: Operyx responde por custodiar correctamente lo que se carga, no por qué se carga ni cómo se carga.

11.4 Excepciones

Las limitaciones anteriores no aplican en casos de dolo o culpa grave imputable a Operyx.

11.5 Indemnidad del Cliente

El Cliente mantendrá indemne y libre de responsabilidad a Operyx, sus representantes y colaboradores, frente a cualquier reclamación, demanda, sanción, multa o perjuicio de terceros —incluyendo trabajadores, contratistas del Cliente y autoridades— que tenga origen en: (i) el incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones bajo estos Términos o de la ley aplicable; (ii) la carga o el tratamiento de datos personales sin contar con las autorizaciones exigidas por la Ley 1581 de 2012; (iii) el uso de la Plataforma en contravención de la Política de Uso Aceptable o de la ley; o (iv) la inexactitud o falsedad de la información que el Cliente o sus usuarios ingresen. Esta obligación de indemnidad comprende los costos razonables de defensa jurídica en que incurra Operyx. Operyx notificará al Cliente, sin demora injustificada, toda reclamación cubierta por esta cláusula, y el Cliente podrá participar en su defensa.

11.6 Derechos del Cliente consumidor

Cuando el Cliente tenga la calidad de consumidor en los términos del artículo 5 de la Ley 1480 de 2011, las limitaciones de esta cláusula 11 no restringen los derechos que dicha ley le reconoce y que no pueden ser objeto de renuncia.

12. VIGENCIA Y TERMINACIÓN

12.1 Vigencia

El servicio se contrata en una de dos modalidades, a elección del Cliente:

• Modalidad mensual (sin permanencia): se renueva de forma automática mes a mes, sin permanencia mínima. El Cliente puede terminarla en cualquier momento, con efecto al final del período de facturación vigente y sin penalidad alguna.
• Modalidad anual (con descuento): tiene una duración de doce (12) meses con pago anticipado y una tarifa con descuento frente a la modalidad mensual. Ese descuento es la ventaja que justifica el compromiso anual, conforme al artículo 41 de la Ley 1480 de 2011. Al vencer, se renueva por un nuevo período anual salvo que el Cliente avise lo contrario antes del vencimiento; Operyx le enviará un recordatorio con al menos 30 días de anticipación. El Cliente puede terminarla anticipadamente en cualquier momento, con la sola reliquidación prevista en la cláusula 5.5, sin ninguna otra penalidad.

12.2 Terminación por el Cliente

El Cliente puede terminar el contrato:

• (a) Por conveniencia (sin causa): en cualquier momento, notificando a Operyx por escrito (contacto@operyx.com.co). La terminación es efectiva al final del período de facturación vigente. La terminación anticipada de la modalidad anual se rige por la cláusula 5.5.
• (b) Por causa imputable a Operyx (efecto inmediato): incumplimiento grave y reiterado del SLA (disponibilidad inferior al 99,5% durante 3 meses consecutivos) no subsanado dentro de los 15 días calendario siguientes al requerimiento escrito; incidente de seguridad grave imputable a Operyx; suspensión del servicio por causa de Operyx por más de 5 días hábiles consecutivos; o insolvencia, liquidación o cese de operaciones de Operyx.

12.3 Terminación por Operyx

Operyx podrá terminar el contrato de forma inmediata si el Cliente:

• Incumple reiteradamente el pago (mora superior a 30 días).
• Viola la Política de Uso Aceptable (AUP).
• Usa la Plataforma para actividades ilegales o que dañen a terceros.
• Incumple gravemente cualquier obligación de estos Términos.

En los demás casos, Operyx notificará la terminación con 30 días de anticipación.

12.4 Efectos de la terminación

Al terminar el contrato:

• El acceso del Cliente a la Plataforma se suspenderá al finalizar el período vigente.
• El Cliente tendrá 90 días calendario para descargar sus Datos del Cliente desde la Plataforma.
• Adicionalmente, el Cliente puede contratar el servicio de Exportación de Cierre, mediante el cual Operyx genera un paquete estructurado (ZIP) con los documentos SST firmados de la empresa para su conservación legal (Decreto 1072 de 2015). Este paquete queda en poder del Cliente, quien es el responsable de su conservación por los plazos legales aplicables.
• Vencidos los 90 días, Operyx procederá a eliminar definitivamente los Datos del Cliente y emitirá un certificado de eliminación.

12.5 Reactivación o reingreso

Terminado el contrato, cualquier reingreso del Cliente al servicio se perfeccionará mediante un nuevo contrato, sujeto a los Términos y a la tarifa vigentes a la fecha del reingreso. Vencido el plazo de descarga de 90 días, los Datos del Cliente habrán sido eliminados definitivamente, por lo que el reingreso implicará una nueva carga de información y su respectivo onboarding.

12.6 Continuidad y reversibilidad

Durante toda la vigencia del contrato, el Cliente puede exportar sus Datos del Cliente desde la Plataforma en formatos de uso común. En caso de cese de operaciones, liquidación o discontinuación definitiva de la Plataforma por parte de Operyx, este lo notificará al Cliente con la mayor antelación posible —no inferior a treinta (30) días calendario— y habilitará el período de descarga previsto en la cláusula 12.4 para que el Cliente recupere la totalidad de su información antes del cierre. Esta previsión busca garantizar que el Cliente nunca pierda el acceso a sus registros del SG-SST.

13. FUERZA MAYOR

Ninguna de las partes será responsable por retrasos o incumplimientos derivados de eventos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo desastres naturales, actos del gobierno, pandemias, fallas generalizadas de infraestructura de Internet, o ataques cibernéticos de gran escala. La parte afectada notificará a la otra dentro de las 48 horas siguientes al evento.

14. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales que Operyx realiza en nombre del Cliente se rige por el Acuerdo de Transmisión de Datos Personales (DPA) que hace parte integral de estos Términos. Al aceptar estos Términos, el Cliente acepta también el DPA.

15. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS

Operyx podrá modificar estos Términos con un preaviso mínimo de 30 días, notificado por correo electrónico o mediante aviso en la Plataforma. Si el Cliente no acepta las modificaciones, puede terminar el contrato sin penalidad dentro del plazo indicado en el preaviso. El uso continuado de la Plataforma después del vencimiento del preaviso implica aceptación de los nuevos Términos.

16. LEY APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE DISPUTAS

16.1 Ley aplicable

El presente contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.

16.2 Solución directa

Las partes procurarán resolver cualquier controversia de forma directa en un plazo de 30 días hábiles desde que una parte notifique el desacuerdo a la otra.

16.3 Jurisdicción

Si no se logra un acuerdo directo, y agotada la conciliación extrajudicial en derecho cuando esta sea requisito de procedibilidad, las controversias serán sometidas a los jueces ordinarios de la República de Colombia, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C.

17. DISPOSICIONES GENERALES

• Integralidad: Estos Términos, junto con el DPA, la Política de Tratamiento de Datos Personales, la Política de Uso Aceptable (AUP), los Términos de la Firma Electrónica y el Plan contratado, todos publicados en https://operyx.com.co, constituyen el acuerdo completo entre las partes y reemplazan cualquier negociación previa.
• Divisibilidad: Si alguna cláusula es declarada nula o inaplicable, las demás cláusulas continuarán vigentes.
• No renuncia: La falta de exigir el cumplimiento de alguna cláusula no constituye renuncia a ella.
• Cesión: El Cliente no puede ceder sus derechos u obligaciones bajo este contrato sin autorización escrita de Operyx. Operyx puede ceder el contrato en caso de fusión, adquisición o reorganización societaria.
• Notificaciones: Las notificaciones contractuales entre las partes se realizarán por correo electrónico a las direcciones indicadas en el contrato, y se entenderán recibidas en el día hábil siguiente al envío.

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